Lakol.
Aide et support

Guide de la direction

Directeur, censeur, surveillant, intendant, secrétariat

Inscrire l’école, la mettre en place, puis la faire vivre au quotidien : chaque écran, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

Inscrire l’école

Six étapes sur lakol.app, une dizaine de minutes. Rien n’est créé avant la dernière.

  1. Sur lakol.app, touchez « Inscrire mon école ».
  2. L’école : son nom tel qu’il figure sur vos documents, son statut et le nombre d’élèves cette année.
  3. Ce que l’école enseigne : cochez ses cycles (primaire, collège, lycée, collège ou lycée technique et professionnel, institut supérieur). Leurs niveaux habituels se cochent pour vous, séries comprises : décochez ceux que vous n’avez pas, ajoutez un niveau propre à votre école.
  4. Où la trouver : région, ville, adresse, téléphone et e-mail de l’école.
  5. La direction : votre nom, votre téléphone et votre e-mail. C’est à cette adresse que votre accès arrivera.
  6. Son site : l’adresse (par exemple mon-ecole.lakol.app) et l’une des six apparences. Vous pourrez tout changer ensuite.
  7. Les modules : cochez ceux dont l’école a besoin. Le prix mensuel s’affiche en dessous.
  8. Paiement : saisissez le code d’accès remis par l’équipe Lakol, lisez l’essentiel des conditions, cochez la case d’acceptation, puis « Créer mon école ».

Le code d’accès ouvre un mois, avec tous les modules. Rien n’est prélevé ce jour-là.

Votre brouillon est gardé sur l’appareil : vous pouvez fermer la page et reprendre plus tard. Le code et la case d’acceptation, eux, se redemandent.

Ouvrir votre espace

Un e-mail arrive à l’adresse de la direction, avec un lien pour choisir votre mot de passe.

  1. Ouvrez l’e-mail « … est en ligne : choisissez votre mot de passe ».
  2. Touchez le lien, choisissez un mot de passe et confirmez-le.
  3. Vous arrivez sur le tableau de bord. Pour revenir plus tard : l’adresse de votre école, puis « Se connecter ».

Le lien vaut sept jours et ne sert qu’une fois. Passé ce délai, « Mot de passe oublié » sur l’écran de connexion en renvoie un.

Sur un téléphone Android ou un ordinateur, le bouton « Installer l’application » place Lakol sur l’écran d’accueil, comme une application.

Le tableau de bord

Ce qui demande votre attention aujourd’hui, et un accès direct aux gestes de tous les jours.

  1. En haut, « Faire l’appel » et « Saisir des notes » mènent aux deux écrans les plus utilisés.
  2. La liste « Aujourd’hui » signale les absences du jour, les impayés en retard et les préinscriptions à examiner. « Ouvrir » ou « Examiner » mène au bon écran.
  3. « Votre abonnement » rappelle les modules actifs.

Le menu de gauche (ou du bas, sur téléphone) ne montre que les modules que l’école a pris, et ce que votre rôle permet.

Années, classes, matières et coefficients

Le socle sur lequel s’appuient l’emploi du temps, l’appel et les bulletins. À régler une fois par an.

  1. Menu « Classes », onglet « Années scolaires » : l’année en cours est déjà créée. « Ajouter l’année » prépare la suivante.
  2. Onglet « Classes » : ajoutez chaque classe (6e A, 6e B…) avec son niveau, choisi dans la liste de vos niveaux, et son effectif prévu. La colonne « Élèves » montre « 32 / 45 » ; « Modifier » corrige le nom, le niveau ou l’effectif prévu.
  3. Onglet « Répartition des élèves » : choisissez une classe, ou « Sans classe », cochez un élève ou un groupe, choisissez la classe où ils vont, puis « Déplacer ». Une classe pleine qui reçoit des élèves voit son effectif prévu augmenter d’autant.
  4. Onglet « Matières » : le nom, un code court (MATH, FR) et le groupe du bulletin (Lettres, Sciences…).
  5. Onglet « Semestres » : les dates du premier et du second semestre.
  6. Onglet « Coefficients » : le coefficient de chaque matière, niveau par niveau.

Les élèves et leurs parents

Reprenez la liste que l’école tient déjà, sans la recopier.

  1. Menu « Paramètres », partie « Importer une liste d’élèves ».
  2. « Télécharger le modèle » donne un fichier Excel avec les colonnes reconnues : Nom, Prénom, Classe, Né(e) le, Parent, Téléphone.
  3. Choisissez votre fichier Excel ou CSV. Lakol le lit d’abord sans rien enregistrer et vous montre ce qu’il a compris, puis vous confirmez.
  4. « Exporter la liste (Excel) » rend la liste dans les mêmes colonnes : corrigée dans Excel et réimportée, elle n’ajoute que les nouveaux élèves.

Un parent voit les enfants dont le dossier porte son adresse e-mail. Vérifiez l’e-mail de chaque responsable : c’est le lien entre son compte et ses enfants.

Les comptes de l’équipe et des parents

Chaque personne a son propre accès, et ne voit que ce que son rôle permet.

  1. Menu « Comptes », bouton « Inviter un collaborateur ».
  2. Saisissez le nom, l’e-mail et le rôle : enseignant, censeur, surveillant général, intendant, secrétariat, adjoint, ou parent.
  3. La personne reçoit un e-mail pour choisir son mot de passe.
  4. « Modifier » change un rôle ou désactive un compte. Un compte désactivé ne se connecte plus ; rien de ce qu’il a saisi n’est effacé.

Un enseignant voit ses classes, saisit l’appel et les notes ; il n’envoie pas d’annonce. L’intendant voit les paiements. Le secrétariat gère les dossiers des élèves et des parents, les préinscriptions, les messages aux familles et les actualités du site ; il ne voit ni les notes, ni l’appel, ni les paiements. Seule la direction gère l’abonnement, les comptes et l’apparence du site.

Le site de l’école

Module Site public

L’apparence et le contenu du site public, que les familles voient à l’adresse de l’école.

  1. Menu « Site ». L’onglet « Style » choisit l’apparence de départ, les couleurs et le nom affiché.
  2. L’onglet « Sections » ajoute, retire et ordonne les parties de la page d’accueil : en-tête, niveaux, frais, annonce datée, informations pratiques, plan d’accès…
  3. L’aperçu à droite montre le site sur téléphone, tablette ou ordinateur, en clair ou en sombre.
  4. Tant que vous n’avez pas touché « Publier », les familles voient l’ancienne version. L’onglet « Historique » permet de revenir à une version publiée.

Lakol corrige de lui-même une couleur trop pâle pour être lue : l’éditeur vous dit ce qu’il a ajusté.

Les photos se déposent dans la « Médiathèque », ou directement depuis l’écran « Actualités ».

Actualités, albums, calendrier et questions

Module Site public

Ce que les familles lisent sur le site : vous l’écrivez, vous le voyez tel qu’il paraîtra, puis vous le publiez.

  1. Menu « Actualités ». Quatre onglets : Actualités, Albums photo, Calendrier, Questions fréquentes.
  2. « Écrire une actualité » : un titre, un chapeau de deux lignes, le texte et une photo de couverture. L’aperçu, sous le formulaire, montre l’actualité telle qu’elle paraîtra.
  3. « Enregistrer le brouillon » la garde pour vous ; « Publier » la met sur le site. « Retirer » l’enlève du site sans la supprimer, « Remettre en ligne » la republie.
  4. « Créer un album » : un titre et une date, puis « Ajouter des photos », choisies dans la médiathèque ou déposées depuis le téléphone. Publiez-le quand il est prêt : la galerie du site se remplit.
  5. « Ajouter un événement » : la date, l’heure ou « Toute la journée », le lieu. Il paraît dans le calendrier du site.
  6. « Ajouter une question » : la question, la réponse et une rubrique. Elle paraît sur la page Questions fréquentes.

Dans le texte d’une actualité : **gras**, *italique*, une ligne qui commence par « - » fait une liste, « ## » un intertitre.

Rien n’est visible des familles avant d’être publié. Un brouillon ne quitte pas l’application.

Les préinscriptions

Module Admissions

Les familles déposent leur demande sur le site de l’école ; vous la suivez jusqu’à la décision.

  1. Menu « Préinscriptions » : chaque demande avec l’enfant, le motif (nouvelle admission, réinscription, transfert), le niveau souhaité et son état.
  2. Ouvrez une demande pour voir le dossier et son historique.
  3. Passez-la en examen, « Mettre en liste d’attente », acceptez-la ou refusez-la. Le motif est obligatoire pour un refus ou une liste d’attente.
  4. Avant d’accepter, le champ « Classe » propose « Automatique » : l’élève va dans la classe du niveau demandé qui a le plus de place (par exemple 6e B, 31 / 45). Vous pouvez aussi choisir une classe précise.
  5. Si toutes les classes du niveau sont pleines, l’élève va dans la moins remplie, et son effectif prévu augmente d’une place. Ouvrez une nouvelle classe et déplacez des élèves depuis « Classes », onglet « Répartition des élèves ».
  6. Une réinscription ne porte que le nom de l’enfant : avant d’accepter, choisissez son dossier dans « Élève qui se réinscrit ». Le dossier au même nom est proposé d’office.
  7. À l’acceptation, si la famille a laissé un e-mail, elle reçoit le lien qui ouvre son espace parent. Sans e-mail, le message de confirmation vous demande de l’appeler.

Les emplois du temps

Module Emplois du temps

Qui enseigne quoi, à quelle classe, à quelle heure et dans quelle salle.

  1. Menu « Emplois du temps ». Dans « Affectations », « Affecter » relie chaque enseignant à ses classes et matières.
  2. Ajoutez les créneaux : jour, heure de début et de fin, salle.
  3. Lakol refuse un créneau qui fait se chevaucher un enseignant, une classe ou une salle : les conflits ne passent pas.
  4. « Imprimer » sort l’emploi du temps des classes cochées, chacune sur sa page A4 en paysage.

L’appel, les absences et les retards

Module Vie scolaire

L’appel se fait en quelques touches ; les familles voient l’absence le jour même.

  1. Menu « Vie scolaire », onglet « Faire l’appel » : choisissez la classe et le jour.
  2. Tout le monde est « Présent » par défaut : touchez « Absent » ou « En retard » pour les seuls élèves concernés.
  3. « Enregistrer l’appel ». Refaire l’appel du même jour le remplace, sans doublon.
  4. Onglet « Absences et retards » : la liste, et « Justifier » pour une absence, avec une note (certificat médical…).

Sur un téléphone, l’appel se fait même sans connexion : il part dès que le réseau revient.

Les notes

Module Notes et bulletins

Un devoir par colonne, une ligne par élève, la moyenne calculée pour vous.

  1. Menu « Notes » : choisissez le semestre, la classe et la matière.
  2. « Ajouter le devoir » : son intitulé, sa date, sa note maximale, et s’il s’agit d’un devoir ou de la composition.
  3. Saisissez les notes, et une appréciation si vous le souhaitez. Au clavier, Entrée descend d’un élève ; sur téléphone, un élève à la fois. 12,5 et 12.5 sont acceptés. Une case vide n’est pas un zéro.
  4. Enregistrez. La moyenne du semestre suit la règle nigérienne : (moyenne des devoirs + 2 × composition) ÷ 3.

Les bulletins

Module Notes et bulletins

Le bulletin se compose une fois, puis s’édite pour toute une classe.

  1. Depuis « Notes », bouton « Bulletins ». Choisissez le semestre et la classe, puis « Éditer les bulletins ».
  2. Chaque bulletin porte les moyennes par matière avec leur coefficient, la moyenne générale, le rang et les appréciations.
  3. Ajoutez l’appréciation générale, la conduite et la décision du conseil ; le tableau d’honneur est proposé d’après la moyenne.
  4. « Composer le bulletin » règle les colonnes, l’en-tête, le titre du signataire et le style, une fois pour toute l’école. Le logo et la couleur viennent du site.
  5. Imprimez depuis le navigateur. Chaque bulletin porte un code que n’importe qui peut vérifier sur le site de l’école.

Un bulletin édité est figé : corriger une note ensuite demande de l’éditer de nouveau, et sa version change.

La scolarité et les paiements

Module Finance

Les frais de chaque classe, l’échéancier de chaque élève, chaque encaissement avec son reçu.

  1. Menu « Paiements », onglet « Grilles tarifaires » : pour chaque classe, les frais (inscription, scolarité, assurance…), le nombre d’échéances et la première date. « Exporter la grille (Excel) » et l’import fonctionnent comme pour les élèves.
  2. Onglet « Dossier famille » : cherchez l’élève, voyez ce qui est dû, payé et restant, puis « Encaisser en espèces ». « Demander par mobile money » envoie la demande sur le téléphone du parent quand le paiement mobile est ouvert pour votre école ; le reçu s’émet à sa confirmation.
  3. Chaque encaissement produit un reçu numéroté, imprimable, que le parent retrouve aussi dans son espace.
  4. Onglet « Impayés » : les échéances en retard, famille par famille, avec le total.

Un paiement saisi par erreur s’annule ; son numéro de reçu n’est jamais réattribué.

La communication avec les familles

Module Communication

Une annonce aux parents de toute l’école, d’une classe, ou aux parents en retard de paiement.

  1. Menu « Communication », onglet « Composer » : l’intitulé, la cible (les parents de toute l’école, d’une classe, ou en retard de paiement) et les canaux. L’annonce part vers les parents et tuteurs enregistrés, jamais vers les élèves.
  2. Écrivez le message. Touchez un champ sous le texte (« prénom de l’élève », « classe », « montant dû »…) pour l’insérer : il est remplacé pour chaque famille.
  3. « Notification » arrive dans l’espace parent, rubrique « Messages de l’école », que la famille ouvre depuis le site de l’école.
  4. « Enregistrer comme modèle » le garde pour la prochaine fois ; « Envoyer » le fait partir.
  5. Onglet « Historique » : qui a reçu le message, par quel canal. « Désabonnements » : les familles qui ne veulent plus de messages sur un canal.

La notification dans l’espace parent fonctionne aujourd’hui. Le SMS et WhatsApp sont affichés mais grisés : ils s’ouvrent dès que leur raccordement est en place.

La médiathèque

Les photos et documents de l’école, utilisés par le site.

  1. Menu « Médiathèque » : déposez une photo (JPEG, PNG ou WebP) ou un PDF.
  2. Le quota d’espace s’affiche en haut ; pour en avoir plus, « Demander 10 Go de plus » dans « Abonnement » : l’équipe Lakol valide la demande, puis l’espace s’ajoute.

Les paramètres et l’export des données

L’identité de l’école, et la copie complète de tout ce qu’elle a saisi.

  1. Menu « Paramètres » : nom, devise, adresse, téléphone, e-mail. Ils figurent sur le site, les reçus et les bulletins.
  2. Section « Enseignement » : les cycles et les niveaux de l’école. Ils forment la liste déroulante de chaque formulaire qui demande un niveau : création d’une classe, coefficients, préinscription d’un parent.
  3. « Télécharger l’export » produit un fichier unique avec l’établissement, les élèves, les notes, les absences, les paiements, le site, les messages et les préinscriptions. Il se réimporte tel quel.

L’abonnement

L’école paie ce qu’elle a coché, et rien d’autre.

  1. Menu « Abonnement » : la facture en cours, module par module, avec la remise de pack quand elle s’applique.
  2. « Résilier » retire un module : l’écriture se ferme, les données restent lisibles et exportables. Le réactiver rend tout à l’identique.
  3. Un module ajouté en cours de mois est facturé au prorata des jours restants.
  4. « Voir les factures émises » liste les factures passées.